Digitales Tutorial Datenschutz
Hier finden Sie Begleitmaterial und Erklärvideos rund um die Benutzung Ihres Datenschutzmanagementsystems.
Der Start: Informieren Sie Mitarbeiter und Betriebsrat über die neue Software
Die nachfolgenden Word-Vorlagen können Sie als Merkblatt oder E-Mail in Ihrem Unternehmen versenden. So ist später niemand über Einladungen zur Mitarbeit an den Datenschutzdokumenten überrascht. Außerdem sensibilisiert es für die Vorteile des Datenschutzmanagementsystems, sodass Sie eventuelle Hürden bei der Zusammenarbeit vorwegnehmen.
Kurzeinführung: So richten Sie Ihr Unternehmen ein
Hinterlegen Sie die Stammdaten Ihres ersten Unternehmens und laden Sie weitere Benutzer zur Mitarbeit ein.
Tipp: Ab Minute 1:44 erfahren Sie mehr über die Rollen und Rechte, die Sie den Benutzern zuteilen können.
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Verantwortliche
Dieses Verzeichnis bezieht sich auf Artikel 30 Absatz 1 DSGVO. Hier dokumentieren Sie die Verarbeitungstätigkeiten Ihres Unternehmens.
Dazu stehen Ihnen einige Vorlagen bereit. Vergessen Sie jedoch nicht, diese auf Ihre betrieblichen Begebenheiten anzupassen.
Das Video führt Sie durch die 7 Schritte der Anlage und Prüfung Ihrer Verarbeitungstätigkeit.
Schulung für alle Nicht-Datenschutzexperten:
So gelingt die Dokumentation als Fachabteilung
Die Fachabteilungen (z. B. Marketing, HR, Buchhaltung) wissen am besten, welche Prozesse und Systeme in ihrer Abteilung personenbezogene Daten verwenden. Daher ist die Mithilfe bei der Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten unumgänglich.
Mit manageforwork werden Sie Schritt für Schritt durch die Dokumentation geführt. Im Video erhalten Sie Hintergrundinformationen, z. B.
- was genau personenbezogene Daten sind (0:14)
- was eine Verarbeitungstätigkeit ist (0:40)
- wie die Dokumentation in manageforwork funktioniert (1:36)
Das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten für Auftragsverarbeiter
Als Auftragsverarbeiter müssen Sie ein Verzeichnis über die durchgeführten Datenverarbeitungen führen (Artikel 30 Absatz 2 DSGVO). Dies ist jedoch deutlich kleiner als das Verzeichnis für Verantwortliche. Mit einer Verlinkung des Auftraggebers stellen Sie die Pflichtdokumentation mit wenigen Klicks zusammen.
Technische und Organisatorische Maßnahmen (TOM)
Ihnen stehen verschiedene Varianten für TOM-Kataloge als Vorlage zur Verfügung. Diese können Sie wie ein Audit prüfen und offene Punkte als Aufgabe verknüpfen. Für besondere Verarbeitungen können Sie auch verarbeitungsspezifische Maßnahmen definieren und separat überwachen.
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
Eine erste Schwellwertanalyse führen Sie bereits in der Verarbeitungstätigkeit durch. Wenn diese Beurteilung ergibt, dass eine DSFA nötig ist, können Sie die Verarbeitung verlinken. Dadurch werden alle Informationen über Datenkategorien, Auftragsverarbeiter etc. übernommen. Sie fokussieren sich stattdessen auf tiefergehende Analysen und die konkrete Risikobetrachtung.
Externe Partner - Datentransfer pro Dienstleistung überwachen
Ihre Auftragsverarbeiter oder Auftraggeber legen Sie als externe Partner an. Diesen teilen Sie Dienstleistungen oder Produkte zu und können so je nach Auftrag unterschiedliche Verträge und Datentransfere überwachen.
Datenschutzvorfall dokumentieren
Bei einem Datenschutzvorfall ist wegen der 72 Stunden Meldefrist schnelles Handeln gefragt. Dank Verlinkung der betroffenen Verarbeitungstätigkeiten, zeigt das System Ihnen die für die Meldung relevanten Daten an - ohne lange Recherche. Außerdem gibt Ihnen das System Handlungsempfehlungen, je nachdem, wie hoch das Risiko für die betroffenen Personen ist.
Betroffenenanfragen mit Vorlagen beantworten
Nach Eingang einer Betroffenenanfrage müssen Sie innerhalb eines Monats reagieren. Damit Sie keine wertvolle Zeit mit der Dokumentation verlieren, generiert das System passende Antwortvorlagen für Sie. Über verlinkte Verarbeitungstätigkeiten werden Datenkategorien und Aufbewahrungsfristen automatisch geniert – ohne lange Recherche.